Information om hur vi behandlar personuppgifter
Vi på Estea AB, org.nr. 556321-1415, (”vi” eller ”Estea”) kan inom ramen för vår verksamhet komma att behandla personuppgifter d v s information som kan hänföras till en viss fysisk person. För oss är det viktigt att du känner dig trygg och vet hur och varför vi behandlar dina personuppgifter.
Esteas behandling av personuppgifter sker enligt vid var tidpunkt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig. Du kan läsa mer om dina rättigheter nedan eller kontakta oss direkt för att få ytterligare information. Det går alltid bra att kontakta oss för att få reda på om, och i så fall vilken, information vi har om dig.
Personuppgiftsansvarig
Estea är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas av Estea eller något av Esteas dotterbolag.
Information om Esteas dotterbolag finns på hemsidan , https://www.estea.se/fonder, men du kan alltid kontakta oss direkt för ytterligare information.
Vår behandling av dina personuppgifter
Estea behandlar personuppgifter för huvudsakligen fyra olika syften, varav en eller flera kan komma att beröra dig beroende på vilken relation du har till oss:
(1) Vid uthyrningsverksamhet (hyresgäster och deras företrädare) samt ingående av avtal med oss
(2) Investerare i Esteas alternativa investeringsfonder
(3) När vi marknadsför oss eller kommunicerar med dig
Se nedan för vidare specifikation avseende personuppgiftsbehandling kopplat till de olika relationerna.
2.1 Vid uthyrningsverksamhet (hyresgäster och deras företrädare) samt ingående och administration av avtal med våra kunder och leverantörer
2.1.1 Ändamål
Uthyrningsverksamhet: För att hantera uthyrning av våra fastigheter och tjänster till hyresgäster samt för att kommunicera och interagera med dem under deras hyrestid.
2.1.2 Avtalshantering: För att ingå och administrera avtal med våra kunder och leverantörer samt deras företrädare för att säkerställa en smidig och effektiv affärsrelation. Vi behandlar även dina personuppgifter för att upprätta, underhålla och hantera olika avtalsförhållanden mellan bolaget och dess kunder och leverantörer samt att skydda våra rättigheter, granska och följa upp avtalsförhållanden samt efterkomma krav enligt lag, förordning eller myndighetsföreskrift.
2.1.3 Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter som samlas in när du hyr lokaler eller ingår avtal (för egen räkning eller som företrädare) kan vara exempelvis; namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer eller annan information nödvändig för ett ömsesidigt fullgörande av hyres- eller avtalsförhållandet.
2.1.4 Hur behandlar vi?
Vi samlar in uppgifterna och sammanställer dem för att kunna ingå och administrera avtal.
2.1.5 Rättslig grund
2.1.5.1 Fullgörande av avtal
Om vi har ett avtal med dig som fysisk person är behandlingen nödvändig för att uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter gentemot dig som hyresgäst eller kund samt för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.
2.1.5.2 Rättslig förpliktelse
Bokföringslagen ställer även krav på oss att behandla vissa personuppgifter i fråga om redovisning och fakturering.
2.1.5.3 Berättigat intresse
Om vi har ett avtal med dig personligen har vi rätt att behandla dina uppgifter med stöd av den rättsliga grunden fullgörande av avtal. I annat fall har vi bedömt att vi har ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och fullgöra våra skyldigheter i enlighet med avtal med dig som juridisk person eller den juridiska person du företräder, informera om våra erbjudanden eller skydda våra rättigheter.
2.1.6 Insamling och delning av personuppgifter
Uppgifterna vi behandlar om dig är primärt insamlade från dig eller utsett ombud. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan. Exempelvis:
(i) Banker för att genomföra betalningar,
(ii) Fastighetsförvaltare,
(iii) Konsulter och andra uppdragstagare, eller
(iv) IT-tjänster (Digital signeringstjänst och avtalshanteringstjänst).
Detta för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och att ömsesidiga affärsrelationer ska fungera smidigt.
2.1.7 Lagringstid
Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet 10 år från att avtalet har sagts upp.
2.2 Investerare i Esteas alternativa investeringsfonder
2.2.1 Ändamål
För investerare i Esteas alternativa investeringsfonder samlar vi in och behandlar personuppgifter för både fysiska investerare och representanter för juridiska investerare för att administrera och förvalta fonderna samt för att kommunicera med investerare och tillhandahålla information om fondernas prestationer och förvaltningsbeslut.
2.2.2 Vilka personuppgifter behandlar vi?
2.2.2.1 Uppgifterna som vi samlar in om du är en fysisk person kan inkludera men inte begränsas till namn, kontaktuppgifter, bankinformation, information om tidigare investeringar, information om sysselsättning och ursprunget av tänkt investerat kapital samt information kopplade till Personer i Politiskt utsatt ställning. Denna information är nödvändig för att kunna tillhandahålla investeringstjänster och för att uppfylla lagliga och regulatoriska krav.
2.2.2.2 Uppgifterna som vi samlar in om du är representant för en juridisk person kan inkludera men inte begränsas till namn, kontaktuppgifter, bankinformation, information om tidigare investeringar, information om sysselsättning och ursprunget av tänkt investerat kapital samt information kopplade till Personer i Politiskt utsatt ställning. Vi behandlar uppgifter om verklig huvudman, företrädare och firmateckningsrätt. Denna information är nödvändig för att kunna tillhandahålla investeringstjänster och för att uppfylla lagliga och regulatoriska krav.
2.2.3 Hur behandlar vi?
Vi samlar in uppgifterna och sammanställer dem bl.a i en KYC samt framtida investeringsmöjligheter.
2.2.4 Rättslig grund
2.2.4.1 Fullgörande av avtal
Om vi har ett avtal med dig som fysisk person är behandlingen nödvändig för att uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter.
2.2.4.2 Rättslig förpliktelse
Särskilt om personuppgiftsbehandling för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism
Estea är i vissa fall skyldigt att inhämta och behandla personuppgifter till följd av lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta gäller huvudsakligen investerare i Esteas fonder och vissa motparter.
Personuppgifter som framgår av pass eller identitetshandling eller annan inhämtad information och som avser identitet, medborgarskap, bostadsort, annan vistelseort samt offentlig funktion kommer behandlas om det är nödvändigt för att få s k kundkännedom, bedöma om kunden eller, i förekommande fall, verklig huvudman är politiskt utsatt person, förekommer i sanktionslistor, för att bevara handlingar eller uppgifter om åtgärder som vidtagits för att uppnå kundkännedom (inklusive bedöma risk, uppfylla skyldigheter avseende övervakning och kontrollåtgärder), för att bevara handlingar eller uppgifter om misstänkt penningtvätt och finansiering av terrorism samt för att uppfylla granskningsskyldigheten och uppgiftsskyldigheten till Polismyndigheten.
2.2.4.3 Berättigat intresse
Om vi har ett avtal med dig som representant för en juridisk person behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse för att kunna hantera och administrera avtal med den du företräder, informera om våra erbjudanden samt skydda våra rättigheter.
2.2.5 Insamling och delning av personuppgifter
Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig eller utsett ombud. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan. Exempelvis:
(i) Banker för att genomföra betalningar,
(ii) IT-tjänster (Digital signeringstjänst, KYC- och avtalshanteringstjänst)
(iii) Vid misstanke om brott rapporteras detta till Finanspolisen
Detta för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och att ömsesidiga affärsrelationer ska fungera smidigt.
2.2.6 Lagringstid
Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål. KYC’s lagras inte längre än 5 år, avräkningsnotar och liknande lagras enligt gällande bokföringslag.
2.3 När vi marknadsför oss eller kommunicerar med dig
2.3.1 Ändamål
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna marknadsföra våra tjänster och erbjudanden samt hålla kontakten med våra investerare samt potentiella investerare som har gjort intresseanmälningar samt för att kunna kommunicera med individer och parter angående avtalsrelaterade frågor, uppdateringar och pressmeddelande.
2.3.2 Vilka personuppgifter behandlar vi?
Uppgifterna som vi samlar in kan inkludera men inte begränsas till namn och kontaktuppgifter.
2.3.3 Hur behandlar vi?
Om du har anmält intresse för informationsutskick samlar vi in och sammanställer de uppgifter som du har anmält så som namn och e-postadress som sedan delas till Cision, vår distributionsplattform för pressmeddelanden.
2.3.4 Rättslig grund
Berättigat intresse
2.3.5 Vi behandlar personuppgifter om dig med stöd av vårt berättigade intresse att kunna marknadsföra våra tjänster och produkter samt kommunicera effektivt med kunder och potentiella kunder. Detta görs för att informera om erbjudanden, bygga och upprätthålla befintliga kundrelationer. Insamling och delning av personuppgifter
Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig eller utsett ombud att representera dig eller ditt företag. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan. Exempelvis:
(i) Distributionsplattform för pressmeddelanden.
2.3.6 Lagringstid
Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet 2 år från att senast hade kontakt med dig.
Cookies
När du besöker vår webbplats kan vi använda cookies för att vi ska kunna se de val du tidigare gjort på vår webbplats och för att ge oss möjlighet att förbättra vår webbplats. Cookies används även för att mäta trafiken på vår webbplats och för statistikändamål. Informationen som samlas in är anonym och innehåller inga personliga uppgifter såsom namn eller e-postadress. Information om enskilda besökare kan inte spåras av oss. Du hittar ytterligare information om detta när du besöker vår webbplats på https://www.estea.se/cookies.
Hur dina personuppgifter delas
Dina personuppgifter behandlas av Estea och fastighetsbolagen inom Esteakoncernen. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är så kallade personuppgiftsbiträden åt oss. Företag som behandlar personuppgifter för vår räkning kommer alltid att ingå ett biträdesavtal med oss för att vi ska kunna säkerställa att en hög skyddsnivå upprätthålls för dina personuppgifter av våra samarbetspartners. Se specifik information om delning kopplat till olika relationer under avsnitt 2.
Dina personuppgifter kan också komma att delas med tredje part i form av (i) banker för att genomföra betalningar, (ii) fastighetsförvaltare, eller (iii) konsulter och andra uppdragstagare. Detta för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och att ömsesidiga affärsrelationer ska fungera smidigt.
Vi kommer att vara restriktiva med att lämna ut personuppgifter till utomstående och endast göra detta i enlighet med vad som beskrivs ovan eller då detta behövs för att uppfylla lag, föreskrift eller myndighetsbeslut.
Vi kommer inte att lämna ut dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till bolag som inte ingår i Esteakoncernen eller för att någon utomstående ska få behandla dessa för sina egna ändamål.
Överföring till tredje land
Dina personuppgifter kommer inte att överföras till länder utanför EU/EES.
Informationssäkerhet
Användningen av tekniska system och överföring av data innebär alltid risker. Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och andra skadliga åtgärder. Detta gör vi genom att tillse att de servrar som vi använder är väl skyddade och att vi har modern teknik som hindrar obehörig åtkomst och andra otillbörliga förfaranden. Vi arbetar även efter principen att endast de som internt hos Estea behöver tillgång till personuppgifterna ska ha tillgång till dem.
Dina rättigheter
Du äger rätt, om inte annat följer av tvingande lag, att:
(i) begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och du kan begära en kopia av dessa (registerutdrag),
(ii) få felaktiga personuppgifter korrigerade och du kan i vissa fall be oss att radera dina personuppgifter,
(iii) invända mot att vissa personuppgifter om dig behandlas samt begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas,
(iv) få de personuppgifter som du lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet),
(v) om behandlingen grundar sig på samtycke närsomhelst återkalla detta, och
(vi) om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.
Uppdateringar och ändringar
Estea arbetar kontinuerligt med frågor rörande personuppgifter och dess behandling. Estea har rätt att löpande göra korrigeringar av denna information. Information om uppdateringar och ändringar kommer att finnas på vår webbplats.
Kontakt
Kontakta oss om du vill veta mer genom att ringa: 08-679 05 00 eller
skicka e-post: info@estea.se